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Manual de políticas y procedimientos de manejo de información y tratamiento de datos personales para Soluciones en Gestión Documental Almarchivos S.A. 

Contenido

I. DEFINICIONES 

II. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

III. AREA ENCARGADA Y OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

IV. ALCANCE Y OBJETIVOS

V. AMBITO DE APLICACIÓN Y MARCO NORMATIVO

VI. GENERALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES1

VII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

VIII. MANEJO DE DATOS SENSIBLES

IX. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Respecto de los Datos Personales de Clientes o suministrados por Clientes

Respecto de los Datos Personales de Empleados

Respecto de los Datos Personales de Ex Empleados

Respecto de los Datos Personales de Proveedores o terceros

Respecto de los Datos Personales de Visitantes

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

X. PROCEDIMIENTOS

A. PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN LLEVAR A CABO LOS TITULARES PARA EJERCER LOS DERECHOS RELACIONADOS CON SUS DATOS PERSONALES:

  1. Cuando se trate de Consultas y/o inquietudes

  2. Cuando se trate de Reclamo

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

  2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO CENTRAL DE DATOS PERSONALES:

  3. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES COMPETENTES

XI. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. Deberes de los Responsables del Tratamiento

  2. Deberes de los Encargados del Tratamiento

  3. Deberes conjuntos de los Responsables y Encargados del Tratamiento

XII. COMUNICACIÓN Y/O CESIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTE

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE BASES DE DATOS

  2. PROCESO DE REVISION DEL MANUAL

  3. CONTROL DE CAMBIOS

  4. FIRMAS Y AUTORIZACIONES

I. DEFINICIONES

Esta lista contiene las definiciones de las abreviaturas y términos utilizados en este documento.

ALMARCHIVOS: Entiéndase SOLUCIONES EN GESTIÓN DOCUMENTAL ALMARCHIVOS S.A.
Trabajador: Persona natural que presta servicios personales a ALMARCHIVOS en virtud de un contrato de trabajo.

Exempleado: Persona natural que prestservicios personales a ALMARCHIVOS en virtud de un contrato de trabajo que terminpor cualquier causa.

Colaboradores: Se entiende para efectos del presente manual, como colaboradores, los trabajadores de ALMARCHIVOS y personas que prestan sus servicios para temas específicos por contrato de prestación de servicios.

Visitantes: Se entiende para efectos del presente manual, como Visitante, toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de ALMARCHIVOS y que no tenga la calidad de Empleado.

Terceros: Se entiende por terceros para efectos de este manual, los proveedores, clientes y cualquier tercero que tenga una relación comercial con ALMARCHIVOS.

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
Tratamiento: El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección,

almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de este manual, ALMARCHIVOS se considerará como el responsable del tratamiento de la información.

Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para efectos del marco normativo sobre protección de datos personales, el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra o hace uso de la base de datos.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información.
Titular de la Información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un base de datos y sujeto al

derecho de Habeas Data.

Cliente: Es la persona natural o jurdica a la cual ALMARCHIVOS le presta servicios profesionales en virtud de una relacin comercial preexistente.

Proveedor: Es la persona natural o jurdica que suministra bienes y/o servicios a ALMARCHIVOS en virtud de una relacin comercial preexistente.

Posible Cliente: Es la persona natural o jurídica de la que ALMARCHIVOS recibe datos para efectos de presentar una propuesta de servicios.

RNBD: Registro Nacional de Bases de Datos, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre de consulta.

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Esta autorización debe ser solicitada por el Responsable del Tratamiento, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, y en ella deberá informar al titular la finalidad con el cual serán recolectados y tratados los datos personales y el tratamiento al cual serán sometidos, los derechos que le asisten como Titular, la información y los canales de comunicación a través de los cuales los Titulares pueden ejercer sus derechos ante el Responsable y/o Encargado del Tratamiento y la facultad que tiene el Titular de dar o no respuesta a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.

Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y que garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

Base de Datos Personales: Es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico o en medio electrónico e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga.

Las bases de datos puede tener tratamiento automatizado o manual, en el territorio colombiano o fuera de él.

Bases de Datos Manuales: Las bases de datos manuales o archivos son aquellos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

Bases de Datos Automatizadas: Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas.

Canales de Atención al Titular: Son los distintos medios que ALMARCHIVOS como Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ha puesto a disposición de los titulares para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y en general a aquellos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.

Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos Personales: Es la persona que ha designado ALMARCHIVOS para que asuma la función de protección de datos personales, y será quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y en general a aquellos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable.

Dato Personal: Es toda aquella información asociada o vinculada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, etc.

Dato Público: Es el dato como tal según la ley o la Constitución Política de Colombia denominado como tal y que no sea semiprivado o privado. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas, etc.

Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un sector de personas; por ejemplo un dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Dato Privado: Es el dato de naturaleza íntima y reservada, que sólo es relevante para el titular.

Dato Sensible: Es el dato que puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. A manera de ejemplo se entiende como Dato Sensible entre otros informacin relacionada con origen racial o tnico, orientacin poltica,

convicciones religiosas o filosficas, pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva

, ascomo datosAviso de Privacidad: Es la comunicación por medio de la cual el responsable informa a los titulares de datos personales sobre la

intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición

relativos a la salud, a la vida sexual y biomtricos.

existencia de la política de tratamiento de la información y la forma de acceder a ella y la finalidad que se le pretende dar a los datos personales.

Transferencia: Se entiende que hay transferencia de datos personales, cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales que se encuentre ubicado en el País envíe los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: La transmisión tiene lugar cuando existe un tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del país y que tenga por objeto la realización de un tratamiento por le Encargado por cuenta del Responsable.

Cesión de Datos: Se entiende como el tratamiento de datos que supone su revelacin a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Violacin de datos personales: Se entiende por tal el delito consagrado en el articulo 269 F del Cdigo Penal Colombiano que establece:“El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, enve, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee cdigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurriren pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes”.

Violación de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Se entederá como tal, la situacin que implique una violacin de las medidas de seguridad adoptadas por ALMARCHIVOS para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, ascomo cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contrava de lo aqudispuesto o de lo sealado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales deberser informado a la autoridad de control respectiva.

II. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: SOLUCIONES EN GESTIÓN DOCUMENTAL ALMARCHIVOS S.A.NIT. 860.510.669-5
Domicilio: Bogotá - Colombia
Dirección: Calle 17 A No. 58-58

Correo Electrónico: contacto@almarchivos.comTeléfono: 57 1 2626294
Página Web: www.almarchivos.com

ALMARCHIVOS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, unilateralmente su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de Tratamiento de la Información y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento. Publicaremos cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales en esta página. Además, conservaremos las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.

III. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la normatividad vigente en la materia, ALMARCHIVOS ha dispuesto como Oficial de Cumplimiento de Protección de Datos Personales y por tanto encargado del trámite de consultas, peticiones, quejas y/o reclamos, a la Señora Ana Maria Oñate,cuyos datos son los siguientes:

Dirección: Calle 17 A No. 58-58
Correo Electrónico: juridica@almarchivos.comTeléfono: 57 1 2626294

IV. ALCANCE Y OBJETIVOS

El objetivo del presente manual es garantizar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y revocar la información que se haya recopilado sobre ellas en las bases de datos o archivos de ALMARCHIVOS y entregar a los colaboradores de ALMARCHIVOS proveedores y terceros, los lineamientos para el adecuado manejo de la información y datos personales, propendiendo por asegurar la seguridad en el uso de dicha información y el cumplimiento de los estandares legales establecidos en el

ordenamiento jurídico colombiano teniendo en cuenta que para el desarrollo de nuestra operación, ALMARCHIVOS continuamente está recopilando y efectuando tratamientos de bases de datos que contienen información y datos personales.

Para ALMARCHIVOS , es un compromiso constante el propender por el respeto y garanta de los derechos de sus clientes, trabajadores, proveedores y terceros en general, en desarrollo de lo anterior adoptamos el siguiente manual de políticas y procedimentos de manejo de información y tratamiento de datos personales de obligatoria aplicacin en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recoleccin, el almacenamiento, el uso, la circulacin y transferencia de esa informacin.

Las reglas adoptadas en este Manual, se adecan a los estndares internacionales en materia de proteccin de datos personales.

V. AMBITO DE APLICACIÓN Y MARCO NORMATIVO

Este manual aplica a los auditores y/o revisores fiscales en caso de aplicar, los funcionarios y colaboradores de todos los niveles deALMARCHIVOS, representantes legales y administradores, proveedores y terceros en general que presten sus servicios aALMARCHIVOS bajo cualquier modalidad contractual, visitantes, y a todo aquel que se encuentre en condicin de usuario de los datos personales y a quien aplique de acuerdo con la normatividad aplicable vigente.

Este manual aplica a todas las bases de datos que se encuentren en poder de ALMARCHIVOS y datos personales contenidos en ellas, aplica también para las relaciones entre ALMARCHIVOS como responsable y cualquiera de sus encargados.

Se aplicaral tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en este manual, se aplicarn a cualquier base de datos personales que se encuentre en custodia de ALMARCHIVOS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Este manual será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento y

Es importante mencionar que en el momento en el que el titular de los datos suministra, entrega o envia cualquier tipo de informacin personal a ALMARCHIVOS, acepta que dicha informacin sea utilizada de acuerdo con lo establecido en este manual, con la aclaración que dicha información no será utilizada para actividades o propsitos diferentes a los aquprevistos, en todo caso, en el evento que dicha informacin personal sea utilizada para otros propsitos, su utilizacin deberestar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevla normatividad o contar con la autorizacin expresa del Titular.

que se encuentre en poder de ALMARCHIVOS, y será también para todos los titulares de informacin personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de ALMARCHIVOS quien acta en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.Esta informacin puede ser obtenida, entre otros, a travs de medios como i) relacin comercial o profesional con el respectivo cliente, proveedor u otros terceros; ii) relacin laboral con los trabajadores y ex empleados; iii) aplicacin a procesos de seleccin; iv) asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos; y v) remisin de correos electrnicos solicitando informacin; entre otros.

El marco normativo aplicable al presente manual es el siguiente: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Decreto 1727 de 2009, Decreto 2952 de 2010, Ley 1581 de 2012, Resolución 76434 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Circular 02 de 2015, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio -Título V, Sentencias Sentencias de la C –1011 de 2008, y C - 748 del 2011 de la Corte Consititucional.

El artculo 15 de la Constitucin de la Repblica de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades pblicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garanta previstos en la Constitucin cuando se recolecta, trata y circula esa clase de informacin.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mnimas para realizar el tratamiento legtimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artculo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atencin de consultas y reclamos".

El artculo 25 de la misma ley establece que las normas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarrearsanciones, dichas normas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violacin de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, enve, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee cdigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".

El manual tiene como base el marco legal regulatorio de protección de datos personales cuyo fin es la salvaguarda de la informaci n que nos ha sido confiada, siendo nuestra intenci n recolectar exclusivamente aquella informaci n que ha sido suministrada

voluntariamente por nuestros clientes, proveedores, trabajadores, ex empleados, colaboradores, visitantes, terceros, etc.

VI. GENERALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. El tratamiento de datos personales, slo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, por lo anterior, los datos personales no podrn ser obtenidos, tratados o divulgados si autorizacin del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

  2. Los datos de carcter personal recolectados deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados, en consecuencia, se prohbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

  3. En el tratamiento de datos personales se garantizarel derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia de datos que le conciernen.

  4. Los datos personales que sean recolectados o tratados por ALMARCHIVOS, sern usados solo en el mbito de la finalidad y

    autorizacin concedida por el titular del dato personal, por esta razón, no podrn ser accedidos, transferidos, cedidos ni

    comunicados a terceros.

  5. Los datos personales bajo custodia de ALMARCHIVOS no podrn estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de

    divulgacin masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido slo

    a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.

  6. En la recoleccin de los datos personales se debertener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relacin con la finalidad. Se prohbe la

    recoleccin de datos personales desproporcionados en relacin con la finalidad para la cual se obtienen.

  7. Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, debercesar su uso y por ende ALMARCHIVOS

    adoptarlas medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

  8. ALMARCHIVOS, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, segn el caso, adoptarlas

    medidas de seguridad fsicas, tecnolgicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. ALMARCHIVOS, de acuerdo con la clasificacin de los datos personales, implementarlas medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables segn el caso, con el fin de evitar la adulteracin, prdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  9. ALMARCHIVOS y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, tienen la obligacin profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligacin que subsiste an finalizada la relacin contractual y/o comercial, para este fin, ALMARCHIVOS implementar, en sus relaciones contractuales, clusulas de proteccin de datos en este sentido.

10. ALMARCHIVOS informara los titulares de los datos personales, ascomo a los responsables y encargados del tratamiento, del contenido de este manual que incluye las politicas y procedimientos aplicables en materia de protección de datos, asmismo informarsobre la existencia de las bases de datos de carcter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

VII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales en ALMARCHIVOS slo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, los datos personales no podrn ser obtenidos, tratados o divulgados sin dicha autorizacin salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular, dicha autorización deberá constar en algún medio que permita su posterior consulta.

Al momento mismo de suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de informaci n personal a ALMARCHIVOS, el Titular de los datos

debe aceptar que dicha informaci n va a ser utilizada de acuerdo con el presente manual para el Tratamiento de Datos Personales.

ALMARCHIVOS, no utilizará los datos suministrados para actividades o prop sitos diferentes a los aqu  previstos, no obstante, en el evento en que dicha informaci n personal sea utilizada para otros prop sitos, su utilizaci n deber  estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prev  la normatividad o contar con la autorizaci n expresa del Titular, las cuales se relacionan en el presente Manual.

No obstante lo anterior, y de conformidad con la Ley, ALMARCHIVOS podr  proceder al Tratamiento de datos personales, sin que se requiera autorizaci n previa, cuando se trate de:

1. Informacin requerida por una Entidad Pblica o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;2. Datos de naturaleza pblica (de conformidad con la definicin legal del trmino);
3. Casos de urgencia mdica o sanitaria;
4. Tratamiento de informacin autorizado por la Ley para fines histricos, estadsticos o cientficos;

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legtimos propios del objeto social de ALMARCHIVOS, en ningn caso suministrar, distribuir, comercializar, compartir, intercambiarcon terceros y, en general, realizaractividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada. Lg

VIII. MANEJO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo las siguientes excepciones:

a) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En virtud de lo anterior, ALMARCHIVOS no recolectarni tratardatos personales sensibles, salvo autorizacin expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La informacin personal de carcter sensible que se pueda obtener de un proceso de seleccin de personal o en virtud de alguna visita que Usted realice a nuestras instalaciones serprotegida a travs de medidas de seguridad altas.

ALMARCHIVOS prohbe el acceso, uso, gestin, cesin, comunicacin, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carcter sensible sin autorizacin del titular del dato personal y/o de ALMARCHIVOS.

El incumplimiento de esta prohibicin por parte de los trabajadores y/o colaboradores de ALMARCHIVOS serconsiderado como falta grave, que podrdar lugar a la terminacin de la relacin laboral, civil o comercial según el caso, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

De igual forma, el incumplimiento de esta prohibicin por parte de los proveedores y/o terceros de ALMARCHIVOS serconsiderada como causa grave para dar terminacin al contrato o relación comercial, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Los datos sensibles que se identifiquen sern informados al titular de los mismos, con el fin de que si asÍ lo decide proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opcin, ALMARCHIVOS procedera eliminarlos de manera segura.

ALMARCHIVOS prohbe el acceso, uso, cesin, comunicacin, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carcter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditora.

IX. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales en ALMARCHIVOS , slo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, los datos personales no podrn ser obtenidos, tratados o divulgados sin dicha autorizacin salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular, dicha autorización deberá constar en algún medio que permita su posterior consulta.

Al momento mismo de suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de informacin personal a ALMARCHIVOS , el Titular de los datos debe aceptar que dicha informacin va a ser utilizada de acuerdo con el presente manual para el Tratamiento de Datos Personales.

ALMARCHIVOS , no utilizará los datos suministrados para actividades o propsitos diferentes a los aquprevistos, no obstante, en el evento en que dicha informacin personal sea utilizada para otros propsitos, su utilizacin deberestar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevla normatividad o contar con la autorizacin expresa del Titular, las cuales se relacionan en el presente Manual.

No obstante lo anterior, y de conformidad con la Ley, ALMARCHIVOS podrproceder al Tratamiento de datos personales, sin que se requiera autorizacin previa, cuando se trate de:

1. Informacin requerida por una Entidad Pblica o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;2. Datos de naturaleza pblica (de conformidad con la definicin legal del trmino);
3. Casos de urgencia mdica o sanitaria;
4. Tratamiento de informacin autorizado por la Ley para fines histricos, estadsticos o cientficos;

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines leg timos propios del objeto social de ALMARCHIVOS, en

ning n caso suministrar , distribuir , comercializar , compartir , intercambiar  con terceros y, en general, realizaractividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada. Lgmprometida la

X. MANEJO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo las siguientes excepciones:

a) Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En virtud de lo anterior, ALMARCHIVOS no recolectarni tratardatos personales sensibles, salvo autorizacin expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La informacin personal de carcter sensible que se pueda obtener de un proceso de seleccin de personal o en virtud de alguna visita que Usted realice a nuestras instalaciones serprotegida a travs de medidas de seguridad altas.

ALMARCHIVOS prohbe el acceso, uso, gestin, cesin, comunicacin, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carcter sensible sin autorizacin del titular del dato personal y/o de ALMARCHIVOS.

El incumplimiento de esta prohibicin por parte de los trabajadores y/o colaboradores de ALMARCHIVOS serconsiderado como falta grave, que podrdar lugar a la terminacin de la relacin laboral, civil o comercial según el caso, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

De igual forma, el incumplimiento de esta prohibicin por parte de los proveedores y/o terceros de ALMARCHIVOS serconsiderada como causa grave para dar terminacin al contrato o relación comercial, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

Los datos sensibles que se identifiquen sern informados al titular de los mismos, con el fin de que si asÍ lo decide proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opcin, ALMARCHIVOS procedera eliminarlos de manera segura.

ALMARCHIVOS prohbe el acceso, uso, cesin, comunicacin, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carcter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditora.

XI. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En el tratamiento de datos personales que realiza ALMARCHIVOS, la permanencia de los datos en sus sistemas de informacin estardeterminada por la finalidad de dicho tratamiento, de esta manera, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, ALMARCHIVOS procedera su destruccin o devolucin, segn el caso, o bien a conservarlos segn lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas tcnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

Se prohbe a los destinatarios de este Manual cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informticos 1273 de 2009.

a. Respecto de los Datos Personales de Clientes o suministrados por Clientes:

ALMARCHIVOS podr  llevar a cabo el Tratamiento de la informaci n personal acerca de sus Clientes para los propsitos de prestar los servicios profesionales por ellos contratados, de conformidad con el objeto social de ALMARCHIVOS, en ese sentido, los documentos de naturaleza contractual que se celebren con Clientes se regirn por lo dispuesto en el Manual, e incluirn una cl usula que regule el Tratamiento de la informaci n a la que se acceda en virtud del mismo y en la que se pacte una previsi n en relaci n con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a ALMARCHIVOS como consecuencia de la imposici n de multas, sanciones

operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del cliente.

ALMARCHIVOS podr  llevar a cabo el tratamiento de la informaci n personal de sus Clientes actuales o futuros (posibles clientes) y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relaci n comercial, con la finalidad de enviarles informaci n comercial que a juicio de ALMARCHIVOS pueda ser de su inter s; as  como, entre otros, invitarlos a eventos que organice ALMARCHIVOS; remitir boletines o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social.

Los datos que sean recolectados por ALMARCHIVOS podr n, eventualmente, ser compartidos con terceros o autoridades que ejercen supervisi n y/o control, con la finalidad de dar cumplimiento con los requerimientos de dichas entidades.

La informaci n personal de terceros, cuyo Responsable sea el Cliente, que deba conocer ALMARCHIVOS en raz n o con ocasi n de la prestaci n de los servicios contratados por el Cliente, debe contar con autorización por parte del titular y que dicha autorizaci n faculta al Cliente para el Tratamiento de los datos por parte de ALMARCHIVOS en virtud del principio de Buena Fe asume que ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea el Cliente ser n tratados en el marco del objeto de los servicios contratados por el Cliente con la finalidad de

dar cumplimiento a la relaci n contractual que ALMARCHIVOS haya entablado con el Cliente.

ALMARCHIVOS ̧ con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por stas en desarrollo de su objeto social, podr ́ grabar y tomar audios, videos o fotos de Clientes del desarrollo de stos, datos que podrán ser utilizados porALMARCHIVOS en en general en cualquier actividad que realice en desarrollo de su objeto social.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto serllevado a cabo y estar  vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

b. Respecto de los Datos Personales de Empleados:

ALMARCHIVOS y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con la liquidación y pago de nómina (que se entender “encargado” y/o “responsable” seg n las condiciones contractuales que se pacten para este efecto) llevar  a cabo el Tratamiento de informaci n personal de los empleados de ALMARCHIVOS y su n cleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales, como pagos de nmina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempe o, afiliación y pago al sistema de seguridad social integral, caja de compensación, etc., cumplimiento de políticas internas, entre otros.

As  mismo, ALMARCHIVOS y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con contratación de

personal (que se enteder “encargado” y/o “responsable” seg n las condiciones contractuales que se pacten para este efecto) podrrecolectar informaci n personal de aspirantes que se presenten para procesos de selecci n con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos.

ALMARCHIVOS y/o el tercero que este contrate para la realización de las actividades relacionadas con contratación de personal, podralmacenar indefinidamente la informaci n de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selecci n de

personal futuros, para lo cual se entiende que quien someta a consideracin su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento de sus datos personales en estos términos.

Los datos personales e informacin obtenida del proceso de seleccin respecto de las personas seleccionadas para trabajar enALMARCHIVOS, sern almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta informacin niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal informacin contenga datos de carcter sensible. En este sentido, ALMARCHIVOS almacenarlos datos personales e informacin personal de los trabajadores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, esta carpeta que puede ser fsica o digital solo podrá seraccedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relacin contractual entre ALMARCHIVOS y el trabajador.

El uso diferente de los datos e información personal de los trabajadores solo procedeŕ por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad, para lo cual correspondeŕ al Área Legal de ALMARCHIVOS, evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesin no autorizada de datos personales.

Los datos personales e información obtenida del proceso de seleccin, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

c. Respecto de los Datos Personales de Ex Empleados:

ALMARCHIVOS, con ocasin de los eventos, capacitaciones o dems actividades llevadas a cabo en desarrollo de sus actividades, podrgrabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados, estos datos podrn ser utilizados por ALMARCHIVOS en publicaciones y en general en cualquier actividad de ALMARCHIVOS, incluso una vez el empleado se retire de ALMARCHIVOS y se considere un exempleado.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto serllevado a cabo y estarvigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

ALMARCHIVOS podrá almacenar indefinidamente los datos personales de todos los Empleados que hayan terminado su relacin laboral con ALMARCHIVOS, dicho archivo tendrcomo finalidad: (i) Servir como base para la expedicin de los certificados laborales de que trata el Artculo 57, numeral 7° del Cdigo Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando ste aslo autorice al momento de su desvinculacin; y/o iii) la informacin almacenada en este archivo podrser estudiada, analizada y utilizada a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratacin de personal que se lleven a cabo.

ALMARCHIVOS, con ocasin de los eventos, capacitaciones o dems actividades llevadas a cabo en desarrollo de sus actividades, podrgrabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados, estos datos podrn ser utilizados por ALMARCHIVOS en publicaciones y en general en cualquier actividad de ALMARCHIVOS, incluso una vez el empleado se retire de ALMARCHIVOS y se considere un exempleado.

ALMARCHIVOS procedera almacenar los datos personales de Ex Empleados, en un archivo central, sometiendo tal informacin a medidas y altos niveles de seguridad, en virtud de la potencialidad de que la informacin laboral pueda contener datos sensibles.

ALMARCHIVOS no podrá ceder esta informacin a terceras partes, pues puede configurar una desviacin en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorizacin previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal en este sentido.

d. Respecto de los Datos Personales de Proveedores o terceros:

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto serllevado a cabo y estarvigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

ALMARCHIVOS llevará a cabo el Tratamiento de informaci n personal de sus Proveedores o terceros con quienes tengan una relaci n comercial con la finalidad de seleccionar, evaluar y ejecutar el respectivo contrato y por tanto cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relacin, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempe o; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias, realizar pagos, y las dem s que se desprendan de la naturaleza de la relación comercial y/o se encuentre incluidas en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.

En virtud de la relacion comercial con el Proveedor y/o tercero respectivo, ALMARCHIVOS podrá solicitar datos personales de los trabajadores y/o colaboradores del Proveedor con la finalidad de realizar los analisis pertinentes de seguridad si por ejemplo estos tuvieran que tener acceso a las instalaciones de ALMARCHIVOS y/o de sus clientes, y de idoneidad para evaluar que cumplan con los perfiles, calidades y competencia requeridos, una vez realizada este verificación, ALMARCHIVOS podr  devolver tal informaci n

al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

En el evento en que sea ALMARCHIVOS quien entregue datos de sus trabajadores y/o colaboradores o de algún tercero a sus proveedores y/o terceros, estos deber n proteger la información suministrada, como mínimo respetando lo establecido en este Manual, para tal efecto, ALMARCHIVOS podrá realizar directamente o a través de un tercero, auditorias para verficar el cumplimiento de los dispuesto en este Manual. Sin excepcion alguna, deberá ser incluido en los contratos, ordenes de compra o de servicios y en general en el documento que formalice la relacion contractual comercial y/o contractual entre las partes, un texto en el que claramente se

establezca que con la firma del mismo el Proveedor y sus trabajadores y/o colaboradores conocen, entienden y aceptan en su integridad el contenido de este Manual y se obligan a su total cumplimiento y en el que se pacte una previsin en relacin con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a ALMARCHIVOS como consecuencia de la imposicin de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor o tercero.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto serllevado a cabo y estarvigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

e. Respecto de los Datos Personales de Visitantes:

ALMARCHIVOS, llevará a cabo el tratamiento de información personal de las personas que visiten sus instalaciones con la finalidad de salvaguardar su seguridad, la de sus instalaciones y la de sus colaboradores y demás personas que se encuentren en sus oficinas. En el desarrollo de esta finalidad podrá recolectar entre otros datos como videos, fotos, datos biometricos, datos de identificación, etc.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo aquí dispuesto serllevado a cabo y estarvigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

XII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de acuerdo con lo establecido en la Ley, respecto de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. El derecho a obtener toda la informacin respecto de: (i) sus propios datos personales, sean parciales o completos, (ii) del tratamiento aplicado a los mismos, (iii) de la finalidad del tratamiento, (iv) la ubicacin de las bases de datos que contienen sus datos personales, (v) y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean stas autorizadas o no. Para este fin podrn consultar, mediante solicitud escrita gratuita, sus datos que reposen en cualquier base de datos cuyo Responsable sea ALMARCHIVOS.

  2. El derecho de actualizar o modificar sus datos personales cuando stos hayan tenido alguna variacin o cuando la información

    resulte ser incompleta o inexacta o inexistente.

  3. El derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

  1. El derecho de revocar el consentimiento o la autorizacin que fue entregada a ALMARCHIVOS para realizar el tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual o legal especfico.

  2. El derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposicin legal o por vulnerar intereses generales superiores al inters particular, en este sentido ALMARCHIVOS revisará desde el punto de vista legal los argumentos del titular con la finalidad de determinar si prevalece el interés general sobre el particular o si por el contrario hay una pre eminencia del derecho particular del titular del dato.

  3. El derecho a presentar ante ALMARCHIVOS por medio de los canales que estan destinados para este fin y que se mencionan en el presente Manual, así como ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente; peticiones, quejas y reclamos, ascomo instaurar las acciones que resulten pertinentes para la proteccin de sus datos.

8. El derecho a otorgar su autorizacin, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para que ALMARCHIVOSpueda realizar el tratamiento de sus datos personales. Si bien dicha autorización no será requerida en los siguientes casos, el tratamiento de los mismos debe darse atendiendo los principios y disposiciones establecidas en la legislación vigente para protección de datos personales:

  1. Cuando la información sea requerida por entidad pblica o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

  2. Cuando se trate de datos de naturaleza pblica.

  3. En casos de emergencia mdica o sanitaria.

  4. Cuando el tratamiento de la informacin sea autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos o cientficos.

  5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

XIII. PROCEDIMIENTOS

A. PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN LLEVAR A CABO LOS TITULARES PARA EJERCER LOS DERECHOS RELACIONADOS CON SUS DATOS PERSONALES:

i. Cuando se trate de Consultas y/o inquietudes:

7. El derecho de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha incumplido este Manual o la normatividad vigente sobre la proteccin de datos personales.

9. El derecho a solicitar a ALMARCHIVOS, prueba de la aceptación dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley excepta de obtener la Autorizacin del Titular, o aquellos casos en los cuales la recoleccin de dato se dió con anterioridad al 27 de junio de 2013. Para los datos recolectados con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 deberá procederse de acuerdo con lo establecido en el presente Manual.

Cuando el titular o sus causahabientes quieran presentar consultas relacionadas con los datos personales que reposen en cualquier base de datos que se encuentre en poder de ALMARCHIVOS, deberá presentar mediante petición escrita a la dirección y/o correo electrónico ya mencionados, en la cual deberá incluir toda la información que este vinculada con la identificación del titular de dicho dato, de igual forma cuando dicha consulta tenga como finalidad elevar inquietudes sobre el contenido del presente manual y/o sobre el Tratamiento que ALMARCHIVOS le ha dado a sus datos. En el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo fsico, el Titular deberindicar la direccin a la cual desea que le sea enviada la respuesta.

La solicitud deberestar acompaada de la direccin a la cual quiere que le sea remitida la informacin, de su nmero de identificacin, de una copia de su cdula de ciudadana, extranjería o pasaporte y deberá estar firmada por el titular de los datos personales. Esta documentación podrá ser suministrada por medio físico o digital. En los casos en que el titular este representando por un tercero, este debera allegar el respectivo poder con reconocimiento de firma ante Notario, en estos casos el apoderado deberá tambien adjuntar copia de su documento de identificación como se indico anteriormente.

La solicitud deberá contener la peticin concreta y precisa de informacin la cual deberá estar adecuadamente fundamentada y adjuntar los documentos que la soportan.

En caso de faltar alguno de los requisitos antes señalados, el Área Encargada lo comunicaral interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin de la solicitud, para que esta situación sea subsanada, una vez realizado este procedimiento se continuará entonces a dar respuesta a la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la informacin requerida, se entenderque se ha desistido de la solicitud.

Una vez recibida la comunicacin respectiva, el rea Encargada si se trata únicamente de una consulta contará con un término máximo de diez (10 ) días hábiles para dar respuesta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los términos mencionados para efectos de las consultas se contarán a partir de la fecha de recibo de la consulta, en el caso de reclamos a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

El rea Encargada enviarla respuesta respectiva al correo electrnico desde el cual se envila inquietud y/o reclamo, o a la direccin que se seale en la solicitud. Toda solicitud que carezca de direccin fsica o electrnica para responder no se estudiar, y serdescartada.

El Área Encargada dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la recepcin completa de la solicitud indicarque se trata de una consulta en trmite y en la respectiva base de datos de Peticiones, Quejas y/o Reclamos (PQR) se deberconsignar una casilla en laque se indique las siguientes leyendas: “Consulta en trmite” y “Consulta resuelta” a fin de que conste el status actualizado de la mismasegún sea el caso.

Cuando ALMARCHIVOS ostente la calidad de Encargado del tratamiento, deberá informar tal situacin al titular o interesado en el dato personal, y comunicar al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que ste de respuesta a la solicitud de consulta presentada. Copia de esta comunicacin deberá ser dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derechos y por tanto dar oportuna respuesta a su solicitud.

ALMARCHIVOS documentary almacenarlas solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, ascomo las respuestas a tales solicitudes, informacin que sertratada conforme a la política de correspondencia y gestión documental de ALMARCHIVOS.

ii. Cuando se trate de Reclamos:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

La solicitud deberestar acompaada de una copia de su cdula de ciudadana, extranjería o pasaporte y deberá estar firmada por el titular de los datos personales. Esta documentación podrá ser suministrada por medio físico o digital. En los casos en que el titular este representando por un tercero, este debera allegar el respectivo poder con reconocimiento de firma ante Notario, en estos casos el apoderado deberá tambien adjuntar copia de su documento de identificación como se indico anteriormente.

Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten que se corrija, actualice y/o se supriman sus datos de las bases de datos cuyo Responsable sea ALMARCHIVOS, deberenviar una solicitud por escrito a la dirección y/o correo electrónico antes señalado, que deberá contener de acuerdo con lo establecido en el Artculo 15 de la Ley 1581 de 2012, la identificacin del Titular, la descripcin de los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin a la cual se debe responder o notificar y los documentos que se quieran hacer valer y soporten la solicitud, entre los cuales deberanexar una copia de su cdula de ciudadana, extranjería o pasaporte.

La solicitud debe contener la peticin concreta y precisa de informacin, acceso, actualizacin, rectificacin, cancelacin, oposicin o revocatoria del consentimiento y en cada caso deberestar razonablemente fundamentada.

Cuando lo que se solicite sea la actualizacin o correccin de un dato, el Titular deberdeclarar que la nueva informacin que estentregando a ALMARCHIVOS es cierta.

En caso de faltar alguno de los requisitos antes señalados, el Área Encargada lo comunicaral interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin de la solicitud, para que esta situación sea subsanada, una vez realizado este procedimiento se continuará entonces a dar respuesta a la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la informacin requerida, se entenderque se ha desistido de la solicitud.

Los términos mencionados para efectos de reclamos se contarán a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

El Área Encargada dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la recepcin completa de la solicitud indicarque se trata de un reclamo en trmite y en la respectiva base de datos de Peticiones, Quejas y/o Reclamos (PQR) se deberconsignar una casilla en laque se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trmite” y “Reclamo resuelto” a fin de que conste el status actualizado de la misma según sea el caso.

Para todos los efectos, en lo no establecido en este aparte, se dará cumplimiento a lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando ALMARCHIVOS ostente la calidad de Encargado del tratamiento, deberá informar tal situacin al titular o interesado en el dato personal, y comunicar al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que ste de respuesta a la solicitud de reclamo presentada. Copia de esta comunicacin deberá ser dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derechos y por tanto dar oportuna respuesta a su solicitud.

Una vez recibida la solicitud respectiva, el rea Encargada tendrquince (15) das hbiles para dar trámite a su solicitud, en caso de no ser posible atender la solicitud dentro del término antes señalado, se informaral Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderla misma, la cual no podrsuperar los ocho (8) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

El rea Encargada enviarla respuesta respectiva al correo electrnico desde el cual se envila inquietud y/o reclamo, o a la direccin que se seale en la comunicacin. Toda comunicacin que carezca de direccin fsica o electrnica para responder no se estudiar, y serdescartada.

ALMARCHIVOS documentary almacenarlas solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, ascomo las respuestas a tales solicitudes, informacin que sertratada conforme a la política de correspondencia y gestión documental de ALMARCHIVOS.

B. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

ALMARCHIVOS está comprometida en proteger a sus usuarios como a nosotros mismos del acceso no autorizado o cualquier

modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.

La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura, por lo tanto asumen y conocen que a partir de su uso hay un riesgo probable de vulnerabilidad. Sin embargo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento.

Como resultado de ello, al mismo tiempo que tratamos de proteger su información personal, no podemos asegurar o garantizar la seguridad de cualquier información que usted transmita a ALMARCHIVOS, por lo que usted lo hace bajo su riesgo. En particular:

• Poseemos controles sobre nuestros sistemas de información que nos permite mantener una mejor calidad de su información.

• Revisamos nuestras prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas.

• ALMARCHIVOS ha desplegado una serie de procedimientos internos para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica. No obstante ALMARCHIVOS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el mantenimiento.

• Restringimos el acceso a la información personal que poseemos de nuestros clientes y/o usuarios, a los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para procesarla por nosotros, y que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.

MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ALMARCHIVOS. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. ALMARCHIVOS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. a)  Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

  2. b)  Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581

    de 2012

  3. c)  Funciones y obligaciones del personal.

  4. d)  Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

  5. e)  Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

  6. f)  Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

  7. g)  Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que

    se implemente

  8. h)  Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.

  9. i)  El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios

    relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

  10. j)  El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de

    los datos personales

C. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO CENTRAL DE DATOS PERSONALES:

ALMARCHIVOS en relación con los datos personales que tiene bajo su custoria y especialmente en su calidad de responsable del tratamiento de dichos datos o de encargado cuando así fuere, en desarrollo del giro ordinario de sus negocios, dispondrde un Registro Central de Datos Personales en el cual relacionarcada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de informacin.

En este registro ALMARCHIVOS en cabeza del Área Encargada deberá:

ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES. Los datos personales de todos nuestros clientes y/o usuarios se almacenarán en una base de datos que se encuentra detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

1. Inscribir toda base de datos personales contenida en sus sistemas de informacin y le asignarun nmero de registro.
2. Al realizar esta inscripción indicar: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificacin del rea que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Forma de tratamiento empleada en la base de datos (automatizada o manual); (v) Nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicacin de la base de datos; (vii) La condicin que ostenta ALMARCHIVOS respecto de esa base de datos ya sea como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento; (viii) Status de Autorizacin por parte de los Titulares de los datos personales que contiene la base, Procedencia de los datos y procedimiento en la obtencin del consentimiento; (ix) Autorización de comunicacin o cesin de la base de datos, si existe; (x) Situación de Transferencia o Transmisión de Datos Personales (nacional o internacional) (xi) Funcionario que custodia la base de datos; (xii) Conusltas y/o Reclamos efectuados sobre los datos personales contenidos en la base y su correspondiente status actualizado; (xiii) Cambios efectuados en la base de datos personales en relacin con la información mencionados en este numeral. En caso de que las bases de datos no hayan

sufrido cambios asse dejarconstancia.
3. Registrar y documentar la ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases

de datos personales custodidas por ALMARCHIVOS.
4. Indicar las sanciones que se impongan respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
5. Registrar la cancelacin de la base de datos de datos personales indicando los motivos y las medidas tcnicas adoptadas para

este efecto.

D.PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES COMPETENTES:

En caso en que las entidades del Estado o autoridades competentes soliciten el acceso y/o entrega de datos de carcter personal que se encuentren contenidos en cualquiera de las bases de datos de ALMARCHIVOS el Área Encargada llevará a cabo el siguiente procedimiento:

  1. Verificar la legalidad de la peticin.

  2. Verificar la pertinencia de los datos solicitados por la Entidad en relacin con la finalidad expresada por la autoridad competente

  3. Documentar la entrega de la informacin personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos

    (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber que tiene dicha entidad respecto de la proteccin sobre estos datos, explicando claramente que dicha obligación recae tanto sobre el funcionario que hace la solicitud, como sobre quien la recibe, ascomo sobre la entidad para quien este labora.

  4. Informar a la autoridad competente que requiera los datos personales, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

XIV. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

a. Deberes de los Responsables del Tratamiento:

Sin perjuicio de las dems disposiciones previstas en la ley, los deberes a cumplir por parte de los Responsables del tratamiento son los siguientes:

  1. Informar al Titular sobre la finalidad de la recoleccin de sus datos personales y los derechos que le asisten en virtud de la autorizacin otorgada a ALMARCHIVOS para el correspondiente tratamiento.

  2. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data y todos los derechos mencionados en este Manual y consagrados en la legislación aplicable vigente.

  3. Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  4. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en este Manual y en la Ley, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el Titular.

  5. Garantizar que la informacin que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la informacin suministrada se mantenga actualizada.

  7. Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar en lo pertinente al Encargado del tratamiento.

  8. Suministrar al Encargado del tratamiento, nicamente datos cuyo tratamiento estpreviamente autorizado por su titular de

    conformidad con lo previsto en la ley.

  9. Exigir al Encargado del tratamiento, cumplir con las condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del Titular, como

    mínimo con las impartidas por ALMARCHIVOS como Responsable del tratamiento.

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en el presente Manuel y en la ley.

  11. Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley en relación con la

    protección de datos personales y para la atencin de consultas y reclamos.

  12. Informar al Encargado del tratamiento en el evento en que determinada informacin se encuentre en discusin por parte del

    titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo.

  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

  14. Informar a la autoridad de proteccin de datos personales cuando se presenten violaciones a los cdigos o políticas de

    seguridad y considere que existan riesgos en la administracin de los datos de los titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

b. Deberes de los Encargados del Tratamiento:

Sin perjuicio de las dems disposiciones previstas en la ley, los deberes a cumplir por parte de los Encargados del tratamiento son los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data y todos los derechos mencionados en este Manual y consagrados en la legislación aplicable vigente.

  2. Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. Realizar oportunamente la actualizacin, rectificacin o supresin de los datos personales en los trminos de la ley.

  4. Actualizar la informacin reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) das hbiles contados a partir

    de su recibo.

  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los trminos sealados en el presente Manual y en la ley.

  6. Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley en relación con la

    protección de datos personales y para la atencin de consultas y reclamos.

  7. En caso de reclamos en curso, marcar la base de datos con "reclamo en trmite" de la forma prevista en la ley, respecto de

    aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.

  8. Cuando así aplique, marcar la base de datos como "informacin en discusin judicial", en los casos en que sea notificado por

    parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  9. Abstenerse de circular informacin que estsiendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la

    Superintendencia de Industria y Comercio.

  10. Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  11. Informar a la autoridad de proteccin de datos personales cuando se presenten violaciones a los cdigos o políticas de

    seguridad y considere que existan riesgos en la administracin de los datos de los titulares.

  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

    c. Deberes conjuntos de los Responsables y Encargados del Tratamiento:

Sin perjuicio de las dems disposiciones previstas en la ley, los deberes que deben cumplir de manera compartida tanto los Responsables como los Encargados del tratamiento son los siguientes:

  1. Regular en los contratos con trabajadores, colaboradores,proveedores, clientes y/o terceros el acceso a las bases que contengan datos de carcter personal.

  2. Llevar un registro completo de las bases de datos que contengan datos personales en el que se incluya el historial desde su creacin, tratamiento de la informacin y cancelacin de la base de datos.

  3. Gestionar el acceso , manejo, uso y/o tratamiento de las bases de datos personales bajo custodia, en los que ALMARCHIVOSacte como responsable o encargado del tratamiento de forma segura.

  4. Aplicar las medidas de seguridad suficientes para salvaguardar los datos personales que se encuentren bajo su custodía e implementar políticas adecuadas de seguridad de la información como por ejemplo la implementación de procedimientos de recuperacin de desastres aplicables a los base de datos que contengan datos personales, la adopción de procedimientos de Respaldo o Back Up de los base de datos que contienen datos personales, o disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales. entre otros.

  5. Contar con una infraestructura tecnolgica que proteja de manera razonable los datos personales bajo su custodia, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible y realizar esfuerzos para mejorar los estndares de seguridad que protegen la informacin personal recolectada.

  6. Auditar de forma peridica el cumplimiento del contenido de este Manual por parte de los destinatarios del mismo.

XV. COMUNICACIÓN Y/O CESIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

Por regla general, se prohbe la cesin, comunicacin o circulacin de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato y sin autorizacin del Área Encargada de ALMARCHIVOS. En caso de ser autorizada, dicha cesión o comunicacin de datos personales deberser inscrita en el Registro Central de Datos Personales.

Se prohbe el tratamiento de datos personales de nios y adolecentes menores de edad, salvo autorizacin expresa de sus representantes legales o cuando se trate de datos de naturaleza pública y el tratamiento responda y respete los intereses y derechos del menor. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberasegurar los derechos prevalentes que la Constitucin Poltica reconoce a estos, en armona con el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia.

XVI. TRANSFERENCIAY/OTRANSMISIÓNINTERNACIONALDEBASESDEDATOS

ALMARCHIVOS no permitirá la transferencia de datos personales a pases que no cumplan con los estandares de Protección de Datos Personales y que no proporcionen niveles adecuados de proteccin de los mismos de acuerdo con lo indicado por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo por las excepciones que se detallan a continuación:

1. Cuando el titular del dato haya otorgado su autorizacin previa, expresa e inequvoca para realizar la transferencia.
2. Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecucin de un contrato entre el titular y ALMARCHIVOS como responsable y/o encargado del tratamiento o para la ejecucin de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorizacin

del Titular;
3. Cuando se trate de transferencias bancarias y burstiles acorde con la legislacin aplicable a dichas transacciones.
4. Cuando se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales en los que Colombia haga parte de acuerdo

con el principio de reciprocidad
5. Cuando se trate de Intercambio de datos de carcter mdico, cuando aslo exija el tratamiento del Titular por razones de salud

o higiene pblica;
6. Cuando se trate de transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un inters pblico o para el reconocimiento, ejercicio

o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Al momento de presentarse una transmisión internacional de datos personales, previo envo o recepcin de los mismos,ALMARCHIVOS deberá suscribir los acuerdos o contratos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes, especialmente en lo siguiente:

  1. Alcance del tratamiento por parte del Encargado del tratamiento

  2. Actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el tratamiento de Datos Personales.

  3. El compromiso del Encargado en cumplir este Manual.

  4. Obligarse a dar tratamiento a nombre del Responsable a los datos personales conforme a los principios establecidos en la

    legislación vigente y a los derechos y deberes consagrados en este Manual y en la ley.

  5. Obligarse a salvguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan datos personales como minimo con las

    mismas medidas que toma ALMARCHIVOS.

  6. Obligarse a guardar la confidencialidad respeto del tratamiento de los datos personales.

  7. Adherirse y obligarse al estricto cumplimiento de este Manual y a las normas colombianas en materia de protección de Datos

    Personales. (Esta obligación debe hacerse extensiva para sus funcionarios, colaboradores, proveedores y cualquier tercero

    que pueda participar en el tratamiento).

  8. Obligarse a realizar Auditorias Internas para verificar el cumplimiento de este Manual.

  9. Incluir las medidas de seguridad tecnológicas o físicas que se implementarán sobre los canales a través de los cuales se

    realizará la transmisión de los datos.

  10. Incluir las finalidades autorizadas por el titular de los datos al Responsable del tratamiento, para que el Encargado solo ejerza

    tratamiento sobre los datos hasta donde dicha finalidad lo autorice.

  11. Incluir las medidas de seguridad a tomar por parte del Encargado sobre la información, para evitar su acceso, adulteración,

    destrucción no autorizados o fraudulentos, así como para evitar la fuga de información.

  12. Incluir los canales establecidos para que los titulares ejerzan sus derechos frente al Encargado.

  1. Inlcuir las medidas a tomar sobre la información objeto de comunicación, una vez se termine la ejecución del contrato, bien sea de destrucción o devolución al Responsable.

  2. Detallar las responsabilidades por el incumplimiento del contrato frente al manejo de la información personal, teniendo en cuenta que la materialización de cualquie riesgo sobre estos datos como fuga, alteración o acceso no autorizado, entre otros, puede acarrear sanciones de carácter económico, administrativo e incluso penal.

  3. Incluir los mecanismos por medio de los cuales el Encargado reportará periodicamente al Responsable los incidente de seguridad que se presenten sobre los datos personales.

  4. Detallar los planes de capacitación con lo que cuenta el Encargado del Tratamiento para instruir a sus funcionarios en el cumplimiento de las normas relacionadas con Protección de Datos Personales y particularmente de las normas vigentes en la materia en el Ordenamiento Jurídico Colombiano y de este Manual.

Los acuerdos o contratos que se celebren debern atender lo dispuesto en esta norma, ascomo en la legislacin y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de proteccin de datos personales.

Corresponderal Área Encargada la aprobación de los acuerdos o contratos que impliquen una trasnmisión internacional de datos personales, atendiendo a las directrices establecidas en este Manual y en la normatividad vigente en la materia, así como hacer lasconsultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “pa s seguro” en relaci n con el territorio de destino y/o procedencia de los datos en caso de transferencia.

XVII. PROCESO DE REVISION DEL MANUAL

ALMARCHIVOS podr  modificar este Manual en el momento que lo considere necesario y de realizarse alg n cambio o modificaci n al mismo, esta circunstancia se podr  evidenciar en el ac pite “Control de Cambios” al final del presente documento. Por lo anterior,ALMARCHIVOS invita a todos los interesados a que consultar y revisar de manera peridica este Manual, con el objetivo de mantenerse informado respecto de las actualizaciones al mismo.

De llegarse a realizar un cambio en la finalidad del tratamiento de los datos personales, ALMARCHIVOS solicitar  una nueva

autorizaci n a los titulares que se vean afectados por dicho cambio, cualquier cambio sustancial al presente Manual de igual forma será informado de los titulares.

El contenido de este manual deberá ser permanentemente revisado y actualizado por las personas responsables así:

Funcionario

Gerente General y/o Representante Legal

Oficial de Protección de Datos Personales

Responsabilidad

Autorizar el manual y cambios o actualizaciones posteriores relevantes al mismo.

Autorizar cambios que no sean considerados sustanciales al manual y para los casos de cambios sustanciales elaborar el proyecto de actualización para llevar dichas propuestas para aprobación de la Gerencia General y/o Representante Legal.

Revisar por lo menos anualmente el índice de cumplimiento del manual y proponer mejoras y cambios.

Responsable del cumplimiento del manual y de la permanente revisión para proponer mejoras, cambios y ajustes respectivos.

XVIII.CONTROL DE CAMBIOS

No se han realizado cambios a la política

XIX. FIRMASYAUTORIZACIONES

Cuando usted firma y aprueba este documento, también está aprobando su distribución en las siguientes formas de distribución: impresa, via email, página de internet, etc.

VIGENCIA. El presente manual reemplaza el existente y que rigió hasta el 31 de agosto de 2018 y rige a partir del 1o de septiembre de 2018.

FABIO ENRIQUE VINCHERY FURQUE

Representante Legal